Tietosuojaseloste

Tässä PolarHouse Oy:n kuuluvien yhtiöiden (jäljempänä ”PolarHouse”) henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevassa tietosuojalausunnossa kerrotaan, kuinka olemme sitoutunut kunnioittamaan ja turvaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä. Ymmärrämme, että yksityisyyden suoja on tärkeää asiakkaillemme.

Tässä Tietosuojalausunnossa:
Kerromme kuinka keräämme, käytämme ja suojaamme henkilötietojasi
Osoitamme kuinka suojaamme ja kunnioitamme yksityisyyttäsi, sekä
Autamme sinua ymmärtämään kuinka henkilötietojasi kerätään ja käytetään sekä mitä oikeuksia sinulla on.

VAHVISTAT OLEVASI TIETOINEN SIITÄ, ETTÄ POLARHOUSE VOI AJOITTAIN, ILMAN ENNAKKOILMOITUSTA JA OMAN HARKINTANSA MUKAAN MUUTTAA, MUOKATA, TÄYDENTÄÄ, LYHENTÄÄ TAI MUULLA TAVOIN PÄIVITTÄÄ TÄTÄ TIETOSUOJALAUSUNTOA.

Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä Suomen lainsäädäntöä, viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita.

Tietosuojalausuntoa sovelletaan, kun käytät tuotteitamme ja palveluitamme tai vierailet verkkosivuillamme. Tietosuojalausuntoa ei sovelleta muiden yhtiöiden tarjoamiin palveluihin tai verkkosivuihin, vaikka pääsy näihin palveluihin tapahtuisi PolarHouse:n verkon tai palveluiden kautta.

1. Määritelmät

Tietosuojalausunnossa käytetään alla olevia termejä seuraavasti:

Asiakas on verkkosivuille rekisteröityjä tai Palveluidemme ja tuotteidemme tilaaja, ostaja tai käyttäjä.

Henkilötieto on tieto, joka voidaan suoraan tai välillisesti yhdistää sinuun henkilönä. Käsittelemämme henkilötietotyypit on kuvattu jäljempänä Tietosuojalausunnossa.

Palvelut tarkoittavat kaikkia PolarHouse:n tarjoamia tuotteita ja palveluita.

Välitystieto tarkoittaa tietoa, jota käsitellään viestien tai tietojen välittämiseksi. Palveluiden käytön yhteydessä syntyviä tietoja ovat esimerkiksi viestinnän alkamis- ja loppumisaika, viestinnän osapuolia ja päätelaitetta koskeva tieto, kesto ja viestin reitittyminen, päätelaitteen sijainti tai paikkatieto, taikka muu vastaava tieto jota käsitellään verkossa tiedon siirtämiseksi, jakamiseksi tai välittämiseksi.

Kuinka keräämme henkilötietojasi?

Keräämämme henkilötiedot riippuvat Palveluista, joita käytät, tilaat tai ostat ja siitä mitä tietoja toimitat meille tässä yhteydessä tai muutoin kirjautuessasi tarjoamaamme Palveluun. Henkilötietojen luovuttaminen PolarHouse:lle ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle palveluitamme.

Keräämme henkilötietoja, jotka:

Sinä annat asioidessasi kanssamme esimerkiksi silloin kun ostat tai vuokraat Palveluitamme tai kirjaudut Palveluihimme, tilaat esitteitä, osallistut kilpailuihin, tilaat uutiskirjeemme tai olet meihin muutoin yhteydessä.

Syntyvät palvelun käytön yhteydessä, lain sallimissa rajoissa esimerkiksi silloin kun käytät verkkosivujamme tai muita Palveluita kuten puhelun soittamisen ja sähköpostin lähettäminen.

Saamme muista lähteistä kuten muilta palveluntarjoajilta tai julkisesti saatavilla olevista rekistereistä esim. Väestörekisterikeskuksesta, postin rekistereistä tai asiakkuusmarkkinointirekisterit.

 

2. Mitä henkilötietoja keräämme sinusta?

Keräämme seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

• Perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot, perhesuhteet ja puoliso ja puolison yhteystiedot
• Demografiatiedot kuten syntymäaika, ammatti, äidinkieli
• Asumismuoto ja asumisen ominaispiirteet
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten Palvelua, tuotteita ja tilauksia koskevat tiedot, laskutus-, luotto- ja maksutiedot, markkinointiluvat ja -kiellot, asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvät tallenteet kuten yhteydenotot myyntiin, asiakaspalveluun ja/tai tuotantoon
• Viestintäpalveluiden ja muiden Palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot kuten puheluita ja sähköposteja koskevat välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto
• Muut Palvelun käyttöä kuvaavat tiedot kuten evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla internet- ja mobiiliselailun ja mobiilisovelluksen käytön yhteydessä kerättävät tiedot
• Asiakkaan ja käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröitymiseen liittyvät tiedot kuten mobiilivarmenteen hallinnoinnissa tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat
  Muut suostumuksellasi kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot.

 

3. Kuinka käytämme henkilötietojasi?

PolarHouse kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietoja, joita tarvitaan liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakaspalveluun ja tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen tai PolarHouse:n oikeutettuun etuun Palveluiden käyttämisen ja tarjoamisen yhteydessä. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

PolarHouse käsittelee henkilötietojasi alla oleviin käyttötarkoituksiin:

Palveluiden tuottaminen: Käsittelemme henkilötietoja Palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi. Palveluiden tuottaminen edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja asiakkaiden tai käyttäjien tunnistamiseen, tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen, laskuttamiseen, luotonvalvontaan, perintään, asiakaspalvelua varten ja reklamaatioiden käsittelyyn. Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestintään kuten Palveluihin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen ja ollaksemme asiakkaaseen yhteydessä Palveluihimme liittyvissä asioissa.

Myynti ja markkinointi: Käsittelemme ja hyödynnämme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseksi voimassaolevan lain sallimissa rajoissa. Voimme käsitellä henkilötietoja personoimiseen ja kohdentamiseen esimerkiksi tekemällä suosituksia ja näyttämällä kohdennettuja sisältöjä Palveluissa tai kanavissamme (web, some). Voimme käyttää henkilötietoja lain sallimissa rajoissa sekä omien että yhteistyökumppaneidemme tuotteiden ja palveluiden markkinointiin kuten suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä asiakastyytyväisyyskyselyihin.

Kehittäminen ja analysointi: Käsittelemme henkilötietoja sisäisesti liiketoimintamme, Palveluidemme ja niihin liittyvien prosessien kehittämiseen ja hallintaan. Käsittelemme henkilötietoja myös ymmärtääksemme paremmin asiakkaidemme tarpeita. Voimme muodostaa tilastoja Palveluiden kehittämistä tai muita analysointitarpeita varten. Voimme ryhmitellä asiakkaitamme laskutuksen, käyttömäärien, asiakassuhteen keston ja ulkoisten luokitusten avulla kuten esimerkiksi tehdä selvityksiä siitä millä tavoin eri käyttäjäryhmät käyttävät palveluja tai miten henkilön asuinpaikka ja ikä vaikuttavat Palveluiden käyttöön.

Palveluiden tietoturva ja väärinkäytökset: Voimme käsitellä henkilö- ja välitystietoja kaikkien Palveluidemme ja viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietoja myös Palveluihin liittyvien väärinkäytösten ja petosten havaitsemiseksi tai estämiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.
Muihin tarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi: Voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi.
Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilö- ja välitystietoja vain käsittelyn tarkoituksen vaatimassa laajuudessa ja otamme aina huomioon asiakkaidemme yksityisyyden suojan.

PolarHouse käsittelee henkilötietojasi ainoastaan määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Voimme yhdistää eri Palveluiden yhteydessä kerättyjä tietoja siltä osin kuin tiedot on kerätty samaan käyttötarkoitukseen. Emme koskaan käsittele henkilötietoja määritellyn käyttötarkoituksen kannalta yhteensopimattomalla tavalla.

 

4. Kuinka turvaamme henkilötietosi?

Huolehdimme tietojen, tietojärjestelmien sekä henkilökunnan kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Työskentelemme jatkuvasti asiakkaidemme henkilötietojen ja oikeuksien turvaamiseksi.
Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.
Tietoturva ja asiakastietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Pyrimme toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin.

 

5. Kenelle luovutamme henkilötietosi?

Voimme luovuttaa henkilötietojasi:

PolarHouse:n kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille sovellettavan lainsäädännön sallimassa laajuudessa. Konserniyhtiömme voivat käyttää henkilötietojasi tässä lausunnossa määriteltyihin tarkoituksiin mukaan lukien markkinoidakseen tuotteitaan tai palveluitaan sinulle.

PolarHouse:n puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon mukaisesti.

Henkilötietoja puolestamme käsittelevät kumppanit voivat olla sijoittautuneet Suomen, Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huolehdimme tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina.

Muille palveluntarjoajille, jotka tarjoavat tai ovat sitoutuneet toimittamaan sinulle palveluita esim. laskutus.
Muille kolmansille osapuolille suostumuksellasi, joka on voitu saada esimerkiksi tietyn palvelun yhteydessä.
Voimme luovuttaa tietojasi myös:

Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Tuomioistuimen päätöksen perusteella henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi tekijänoikeuden haltijalle tai tämän edustajalle.

Voimme myös luovuttaa tietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, esimerkiksi poliisille tai hätäkeskusviranomaiselle, lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa etukäteen määritellyn menettelytavan mukaisesti.

Lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa kuten esimerkiksi laskun yhteyskohtaisen erittelyn toimittaminen tilaajalle.

Liiketoimintajärjestelyissä kuten sulautumisten ja erilaisten liiketoimintakauppojen tai -siirtojen yhteydessä.

Voimme myös käsitellä tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun henkilönä. Tällaista tietoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös muihin kuin Tietosuojalausunnossa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

 

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojalausunnossa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.

Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Kuinka käytämme evästeitä?

Verkkosivustomme saattavat hyödyntää evästeitä. Evästeiden avulla voimme selvittää sivujemme suosituimmat osiot, millä sivuilla käyttäjät vierailevat ja kuinka pitkään. Kerättyä tietoa käytetään esimerkiksi Palveluiden tarjoamiseksi, kehittämiseksi ja analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseen PolarHouse:n tai sen kumppaneiden tarjoamissa palveluissa tai tietoverkoissa.

Evästeen tallentumisen voi estää muuttamalla selaimen asetuksia Joissakin tapauksissa tämä voi johtaa siihen, että verkkosivujemme selailu hidastuu tai pääsy jollekin sivulle estyy kokonaan.

Käytämme evästeiden avulla kerättyjä tietoja tyypillisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Toiminnalliset evästeet ja Palveluiden tuottaminen: Evästeet ovat tärkeitä verkkosivujemme ja sähköisten Palveluidemme toiminnan kannalta ja ne mahdollistavat sujuvan käyttökokemuksen.

Palveluiden kehitys: Seuraamalla evästeiden käyttöä voimme parantaa verkkosivujemme ja sähköisten Palveluidemme toimintaa. Saamme esimerkiksi tietoa mitkä ovat sivujemme suosituimmat osat, mihin käyttäjät suuntaavat tai miltä verkkosivulta he saapuvat ja kuinka kauan he viipyvät sivuillamme.

Analysointi: Käytämme evästeitä verkkosivujen ja sähköisten Palveluiden kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mainonnan tehokkuuden laskemisessa. Voimme kerätä tietoa esimerkiksi markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä kuten siirrytty verkkosivullemme.

Markkinoinnin kohdistaminen: Evästeiden avulla voimme kerätä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseksi luomalla erilaisia kohderyhmiä.

Voimme liittää evästeiden avulla saatua tietoa käyttäjästä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin esimerkiksi tietoihin käytössä olevista palveluista lain sallimassa laajuudessa.

PolarHouse:n verkkosivuilla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolien verkkosivuille, tuotteisiin ja palveluihin sekä kolmansien ns. yhteisöliitännäisiä kuten Facebookin tykkää-painike. Näihin PolarHouse:n verkkosivuilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin ja sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen tietosuojalausuntoa. Suosittelemme tutustumaan asianomaisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöihin.

 

7. Mitä oikeuksia ja valintamahdollisuuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

• Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.
• Kieltää henkilötietojesi käsittely, mikäli tässä tietosuojalausunnossa kuvatut lailliset liiketoimintatarkoitukset ja lain noudattaminen eivät todennäköisesti edellytä kyseistä käsittelyä.
• Tarkastaa käsittelemmekö sinua koskevia tietoja ja mitä tietoja käsittelemme voimassaolevan lain mukaisesti. Pyyntö tietojen tarkastamiseksi on tehtävä omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti PolarHouse:lle.
• Kieltää henkilö- ja yhteystietojen julkaiseminen ja luovuttaminen yhteystietopalveluihin.
• Kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
• Peruuttaa antamasi suostumus. Tässä tapauksessa emme välttämättä voi tarjota Palveluitamme sinulle.

 

Jos PolarHouse on mielestäsi toiminut Tietosuojalausunnon tai voimassaolevan lain vastaisesti, sinulla on oikeus reklamoida asiasta.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT TIEDUSTELUT SEKÄ TARKASTUSPYYNNÖT

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Nordic PolarHouse Oy